La administración en la industria farmacéutica. 1ª parte

Cuando empezamos a trabajar en la industria farmacéutica, inicialmente nuestra labor es más operativa y muy poco administrativa, y mientras más crecemos en la organización nuestras actividades se hacen cada vez menos operativas y a cada paso o cada puesto con mayor responsabilidad, más administrativas.

Pero, entonces, nos preguntamos ¿qué es la Administración?

Administración. Es la coordinación de todos los recursos que nos da la empresa a través de la Planeación, Organización, Dirección y Control para cumplir con los objetivos establecidos por la compañía.

Las Funciones de la Administración. El análisis de las funciones nos proporciona el primer paso para entender, de una manera más precisa, su alcance; en la práctica, estas funciones se ejecutan simultáneamente.

Planeación, Organización, Dirección, Control y Evaluación
“Los principios del proceso Administrativo”

La Administración como un proceso:

Primero: es la coordinación de los recursos que nos proporciona la empresa.
Segundo: la ejecución de las funciones administrativas para llevar a cabo la coordinación
Tercero: continuación del proceso administrativo para alcanzar las metas establecidas.

La Administración como un grupo:

Está formada por:

Accionistas
Consejo de Administración.
Presidente
Directores Ejecutivos.
Gerencias Divisionales.
Gerencias de Área.
Jefaturas y supervisores.
Departamentos

¿Es la Administración una ciencia o un arte? Históricamente, es definida como una ciencia porque usa métodos para decidir y evaluar las acciones tomadas.

El arte se refiere especialmente a la práctica o al “feeling” de la Administración.

Enfoque actual. Coordinar el proceso administrativo es universal y su aplicación es para todos los niveles de la Administración dentro de la organización.

La Función de la Planeación. Es una actividad ejecutada por todos los niveles de la organización:

La preocupación sobresaliente es el futuro.
Permite a la organización cubrir su futuro con algún grado de éxito.
Cuando la Administración es estudiada como en proceso, la Planeación es la primera función.
Una vez que los objetivos son establecidos, los medios para ejecutarlos son presentados como planes.
Los planes de la organización determinan el curso a tomar y proporcionan una base para estimar el grado probable de éxito que tendrá el cumplimiento de los objetivos.

Definición de Planeación:

Es el análisis de la información relevante a partir del presente y pasado, asignando un probable futuro curso de acción (Plan), que pueda determinar la organización para cubrir con los objetivos establecidos.

El plan es el curso de acción recomendado.
Tipos de planes:

Por tiempo: corto y largo plazo.
Por función: Producción, Control de Calidad, Aseguramiento de Calidad, Personal, Finanzas, Mercadeo, Ventas, Compras, Planeación.
Por alcance. Políticas, Procedimientos, Métodos.

El Plan por Alcance.

Políticas. Son una doctrina que pretende servir como guía para definir el alcance de las actividades necesarias y permisibles. Son desarrolladas por los altos niveles de la organización.
Procedimientos. Es la manera de hacer las cosas, su alcance está limitado, no afectan a toda la organización como las políticas.
Métodos. Detallan la manera y secuencia para ejecutar tareas necesarias. Tienen un menor alcance que los procedimientos.

La Función de la Organización

La palabra Organización tiene dos significados importantes:

La Organización como Entidad:

Hay tres características comunes:

Primero: están compuestas por gente.
Segundo: tienen un propósito diferente. "La razón de su existencia".
Tercero: tienen una estructura organizacional.

Organización como un Proceso:

El significado de la organización como proceso se aprecia con las siguientes preguntas:
Primero: ¿el trabajo está siendo organizado?
Segundo: ¿la gente está siendo organizada?
Tercero: ¿los sistemas están siendo organizados?

El Proceso de Organización depende de ciertos supuestos referentes a la naturaleza y el comportamiento humano en una situación de trabajo (Estilo de una Organización). Estos supuestos se conocen como teorías de la organización, las cuales determinan la estructura y los métodos usados en la Administración de una organización.

Teorías de la Función de la Organización

Douglas McGregor (teoría X e Y)

Teoría X basada hacia el trabajo.
Teoría Y basada hacia la gente.
Teoría Z basada en la participación.

> Teoría X:

El proceso organizacional dirigido hacia el trabajo es conocido como Teoría X. “Un enfoque centralizado al trabajo”.

Supuestos:

El trabajo si no es completamente agradable, es una tarea molesta que se hace para sobrevivir.
El ser humano promedio tiene un disgusto hacia el trabajo y lo evitará si puede.
Debido a que las características de disgusto el ser humano debe ser controlado, dirigido y tratado con dureza para cumplir los objetivos de la organización.
El ser humano promedio prefiere ser dirigido, desea evitar la responsabilidad, tiene relativamente poca ambición y quiere seguridad, sobre todo.

En la teoría X están las llamadas organizaciones autoritarias porque están basadas en el concepto de autoridad.

Definición de autoridad: “es el derecho a comandar, es el poder de la obediencia.

El derecho para actuar o dirigir la acción y el comportamiento de otros en el logro de las metas organizacionales”.

La Teoría X puede parecer exagerada, sin embargo, hay muchas organizaciones que actualmente tienen este estilo. No podemos decir que este tipo de organizaciones estén en “bancarrota”.

> Teoría Y:

El proceso organizacional dirigido hacia la gente o tiene un enfoque centralizado en la gente, es conocido como Teoría Y. Es la antítesis de la teoría X.

Supuestos:

Al ser humano promedio no le es completamente desagradable el trabajo.
La ejercerá una autodirección y un autocontrol en el alcance de los objetivos en los que están comprometidos.
El compromiso a los objetivos es una función de los reconocimientos asociados a su logro.
El ser humano promedio aprende bajo condiciones apropiadas, acepta y busca responsabilidad.
La capacidad para resolver problemas es debido a un grado de imaginación y creatividad.
Bajo condiciones industriales modernas, el ser humano promedio es utilizado parcialmente.

La teoría Y está enfocada hacia la naturaleza humana y sus relaciones. Enfatiza el trabajo hacia las relaciones interpersonales.

Su efecto en la organización:

Las organizaciones son amplias y difusas en cualquier nivel.
Remplaza el poder por la persuasión y la oportunidad de participar.
Describe a organizaciones paternalistas, las cuales dan a sus miembros libertad y oportunidades para expresar sus capacidades.

> Teoría Z:

Cuando el supuesto es dirigido a la participación de la gente en el trabajo, enfatizando a la organización como sistema se llama Teoría Z.

La teoría Z tiene un enfoque participativo. Las teorías X e Y utilizan sólo dos factores: trabajo y naturaleza de la gente.

Como parámetros de organización, la Teoría Z establece la participación y recomienda seguir seis variables situacionales como factores:

Tamaño de la organización.
Grado de interacción.
Personalidad de los miembros.
Congruencia con las metas.
Nivel de decisión.
Establecimiento del sistema.

Estructura de la organización

Departamentalización. Es un grupo de trabajo o individuos que manejan unidades operativas.

Bases para la departamentalización: Función, Producto, Clientes, Geografía, Proceso, Secuencia.

Amplitud o extensión de la Administración:

Se refiere al número de departamentos que son colocados bajo la dirección de un individuo.
La amplitud de la Administración describe como un ejecutivo ejecuta las funciones administrativas y mantiene las líneas de comunicación.

Comités. -

Supuesto:

Como resultado de la interacción entre los miembros de un comité, funcionando como grupo, los resultados producidos deben ser mejores que los producidos individualmente.

Ventajas: juicio del grupo, motivación, como una autoridad para verificar y para mejorar la coordinación.

Desventajas:

Costo, compromiso sobre las decisiones.
Falta de autoridad para asignar tareas o para verificar a un superior.
Incompatibilidad entre integrantes.
La dominación de grupos.
La lucha por el poder.

Relaciones entre autoridad

Clases de autoridad:

A una posición.
Al gobierno, la autoridad del Estado.
Cuando nos referimos al presidente.
A una persona competente en cualquier campo.

Autoridad en Administración se define como: “La acción que otros ejecutan en el logro de las metas organizacionales”.

Vías para obtener la autoridad:

Institucional.
Por decreto.
Aceptación del subordinado.

Relaciones Línea y Staff.

Línea:

Extensión en una dimensión.
Titula a un superior para dirigir el trabajo de un subordinado.
En esencial es una cadena de mando.

Accionistas -- Consejo de Administración---Presidente--- Gerente de Área---Supervisores---Trabajadores

Staff:

Es un miembro o unidad de la Administración que asesora, o que proporciona un servicio para el personal de línea.

Por ejemplo, en la línea de Operaciones y/o manufactura, el departamento de producción es de línea y de staff los departamentos de Mantenimiento, Compras, Planeación, etc.

Delegar la autoridad

Es un proceso organizacional que permite la transferencia de autoridad de un superior a un subordinado.

La asignación de la responsabilidad.
La delegación de la autoridad.
El cumplimiento de la tarea (intransferible).
La unidad de mando.

La descentralización de la autoridad

Es la delegación de la autoridad para que se lleve a cabo la toma de decisiones en los niveles bajos de una organización.

Características:

Frecuencia de la toma de decisiones.
Alcance de las decisiones.
La extensión de los controles sobre las decisiones.

Análisis Organizacional

Síntomas para un cambio:

Fallas en la toma de decisiones.
Pobreza en la comunicación.
Fallas en las áreas funcionales.
Falta de innovación.

Monitoreo:

Asignación de responsabilidades.
Recopilación de datos.
Preparación de alternativas para modificar la organización.
Instalación del mejor plan para el seguimiento.

Herramientas:

Cuestionarios sobre la organización.
Descripciones de puesto.
Carta de la organización.
Manual de la organización.

Evaluación:

La planeación de toda la organización.
Los patrones de liderazgo.
La estructura organizacional.
Las relaciones de la autoridad.
La delegación y la descentralización.
El uso de los comités.
Revisión de los controles.

Desarrollando una organización

Aceptar un proceso de cambio.
Motivar al individuo.
Darle dirección a la organización.

Programa de desarrollo organizacional

Preparación de la organización.
Determinación de los objetivos.
Establecer oportunidades de desarrollo.
Evaluación del programa.

Organización

La preocupación por la estructura del trabajo y la creación de papeles y tipos de autoridad que guían y limitan el comportamiento de la gente. La función de la Dirección, también llamada liderazgo, actuación o motivación para tomar determinadas formas de comportamiento entre los miembros de la organización. Es la guía.

Generalidades

La Dirección ha sido llamada también motivación, guía, actuación, etc.
Por lo tanto, estos términos indican una relación con los factores humanos de la organización.

Comunicación. Es definida como el intercambio de ideas y emociones entre dos o más seres vivos. Es el elemento primordial para lograr el establecimiento de cualquier relación; sin embargo, es un fenómeno que no se manifiesta aisladamente. Es un fenómeno que inevitablemente está ligado a otros dos y que depende en gran medida de ellos. Se requiere de un emisor y de un receptor y debe ser en ambos sentidos.

La comunicación de alguien depende del nivel emocional en el que la persona se encuentra, así como de su forma particular de ver el mundo.

En relación directa con el nivel de comunicación se encuentra la afinidad, la cual la podemos definir como “el nivel de agrado o desagrado, de aceptación o rechazo hacia alguien o algo”.

Comportamiento Organizacional

Al conjunto de características que describe a una organización, que la distingue, que permanece en el tiempo y que influye en el comportamiento de la gente dentro de la organización se le conoce como Clima Organizacional.

Inteligencia Emocional

A diferencia de la inteligencia general que se mide a través del coeficiente intelectual, la emocional es difícil de medir, pero se puede incrementar, es decir, se puede ser cada día más inteligente emocionalmente.

Las personas con gran capacidad emocional son más comunicativos y agradables y están más a gusto consigo mismos y con los demás. Todos tenemos los dos tipos de inteligencia, pero en distinta medida.

El termino Inteligencia Emocional se relaciona con la capacidad de reconocer los propios sentimientos, igualmente los de los demás, con la finalidad de utilizarlos como guía del pensamiento y de la acción, por ejemplo, para automotivarse o manejar adecuadamente las relaciones que se mantienen con las demás personas.

Se relaciona con:

El modo como cada persona se relaciona y entiende el mundo.
Toma en cuenta las actitudes y los sentimientos.

Engloba habilidades como son:

El control de los impulsos.
La autoconciencia.

La canalización de las emociones engloba habilidades como son:

La confianza.
El entusiasmo.
La empatía.
La persistencia frente a las frustraciones.
El hecho de motivar a otros ayudándolos a que se desarrollen aprovechando los propios talentos y consiguiendo su compromiso con respecto a los objetivos e intereses comunes.

Involucra la capacidad de percibir emociones, asimilar los sentimientos relacionados, entender la información de esas emociones y el manejarla.

Debe existir un equilibrio entre la mente emocional y la racional, la primera siente y la segunda piensa.
Aristóteles decía: “Cualquiera puede ponerse furioso… Eso es fácil. Pero estar furioso con la persona correcta, en la intensidad correcta, en el momento correcto, por el motivo correcto y de la forma correcta… Eso no es fácil”.
Es una multitud de las habilidades, capacidades y competencias que determinan la habilidad del individuo para cubrir las presiones y demandas medioambientales.
El éxito de un individuo en el trabajo depende del 80% en la Inteligencia Emocional y sólo 20% es dependiente del IQ.
Muchas personas que poseen un coeficiente intelectual de 160 trabajan para personas cuyo CI es de 100, el primero tiene escasa inteligencia intrapersonal o emocional, la del último es elevada.

Inteligencia Emocional y Liderazgo

El liderazgo. Un camino para agregar valor a la organización.

Reconocer las emociones propias y ajenas es una de las herramientas para ser un líder que genere valor a la empresa.

Los gerentes líderes deben tener una visión clara del entorno y de los objetivos que se transformarán en metas, de gente competente, buena imagen externa, cultura organizacional adecuada y, sobre todo, capital intelectual que generen competencias.

“El éxito o fracaso de una organización dependerá del clima imperante”.

Sólo pueden ser líderes efectivos quienes tienen “inteligencia emocional”, es decir, la capacidad para captar las emociones del grupo y optimizarlas.

Algunos componentes de la inteligencia emocional en las organizaciones:

Autoconocimiento. Saber lo que un individuo siente en un momento determinado y usarlo como guía en la toma de decisiones.
Conciencia social. Percibir lo que sienten los demás con capacidad para cultivar perspectivas.
Habilidades sociales. Capacidad de relacionarse con los demás y usar las aptitudes que se tengan para alcanzar logros y satisfacer necesidades.

Algunos componentes de la inteligencia emocional en las organizaciones:

Gerencia de sí mismo. Buena administración de los sentimientos para tomar iniciativas.
Atributos generales como madurez, sentido común y habilidad para el trabajo en equipo han estado asociados a gerentes y empleados eficientes, estudios recientes han relacionado directamente conductas específicas de la inteligencia emocional tanto al desempeño individual como organizacional.
La inteligencia emocional explica 90% de los desempeños sobresalientes de los empleados y líderes de alto nivel, aparte de que puede ser aprendida y mejorada en forma relativamente rápida a través de evaluación y entrenamiento.
El impacto que ocasiona la inteligencia emocional en el negocio genera resultados financieros, ayuda a los empleados de todos los niveles a aceptar el cambio con muchas menos conductas contraproducentes, mejora la eficiencia en la contratación y productividad e inclusive aumenta las ventas de la empresa.

Liderazgo

“Los líderes nacen, no se hacen”.

Liderazgo hereditario.

Interacción entre líderes y seguidores.

Líder: (del inglés leader que significa conductor).

“El que va a la cabeza en una clasificación”.

Liderazgo: “Calidad de líder, condición de líder o ejercicio de sus actividades”.

Hasta la fecha el concepto de liderazgo no tiene una definición clara o concreta. Antiguamente el liderazgo se interpretaba como la tendencia perniciosa de hacerse jefe de las clases obreras o trabajadoras, o en la política, por lo común con el propósito de explotarlas y hacer una manera cómoda y fácil de vivir sin trabajar.

El nuevo concepto de líder no se le da al manipulador político, como tampoco al simple jefe o director de un grupo, el cual toma decisiones y da órdenes, sino al auténtico líder.

El líder, además de dirigir un grupo de personas, los conduce, los inspira, los apoya y los orienta, el verdadero líder debe tener vocación de servir a su grupo y a su causa.

Liderazgo. Es el proceso de inducir a otros a la acción voluntaria, en la persecución de la meta común.

Líder. Es la persona capaz de formular e inspirar una visión compartida entre sus seguidores e implementar una estrategia a partir de la cuál, la visión se convierta en realidad.

Reglas de Liderazgo.

Un líder debe ser honesto; la honradez es el centro del carácter. A menos que uno no sea honesto, no podrá permanecer mucho tiempo como líder. Naturalmente, esto incluye el decir la verdad. La gente pronto sabrá si puede o no confiar en lo que se le dice.
Debe tener habilidad. Algunas personas heredan más habilidad, que llega a ser superior a la media.
Debe aprender a reflexionar, tomar decisiones con rapidez y exactitud; sacar conclusiones sensatas, puesto que el buen juicio es el meollo de la verdadera habilidad y el éxito.
Debe ser arduo trabajador, sin importar cuan honesto y capaz sea un hombre si no está dispuesto a trabajar, no llega muy lejos.
Debe ser cortés, es una cualidad que junto con la bondad da buenos dividendos.
Debe poseer coraje, defender lo que es correcto.
Debe amar a la gente y querer servirla. Debe estar dispuesto a incurrir en sacrificios para ayudar a todos.
Debe ser jovial, optimista e inspirar confianza a otros.
Debe aprender a reconocer y utilizar las aptitudes de otras personas. El tiempo y la energía de un hombre son limitadas, si confina sus operaciones a sí mismo y a sus propias cualidades.
Debe aprender a organizar, esto requiere visión, planeación y ejecución de planes.
Debe ser agresivo, mas no ofensivo. Ser agresivo para no ser detenidos por obstáculos y dificultades.

El buen desempeño proviene de personas de todos los niveles de la organización que prestan estrecha atención a su ambiente, comunica valores medulares inquebrantables y pacientemente desarrollan las destrezas que les permitirán hacer sostenidas aportaciones a sus organizaciones. En una palabra, recalifica al gerente analítico despegado, como el entrenador dedicado y entusiasta.

Estilos de Liderazgo

Posibles formas de Liderazgo: